CT Group Việt Nam membutuhkan seorang Thư Ký Văn Phòng / Trợ Lý untuk mendukung aktivitas operasional dan administratif di lingkungan perusahaan.

Posisi ini berperan sebagai asisten langsung bagi Kepala Departemen dalam mengelola jadwal, komunikasi, dan tugas-tugas administratif lainnya.

• Pendidikan minimal D3/S1 di bidang Administrasi Perkantoran, Manajemen, atau bidang terkait.

• Pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai Sekretaris, Asisten Eksekutif, atau posisi administratif serupa.

• Mahir dalam penggunaan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan perangkat lunak perkantoran lainnya.

• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dalam bahasa Indonesia dan Inggris.

• Memiliki keterampilan organisasi, manajemen waktu, dan perhatian terhadap detail yang tinggi.

• Mampu bekerja di bawah tekanan dan memiliki inisiatif dalam menyelesaikan tugas.

• Memiliki sikap profesional, disiplin, dan tanggung jawab yang tinggi.

• Memahami etika kerja dan prosedur administratif perusahaan.

• Membantu Kepala Departemen dalam menyusun dan memantau aktivitas serta program kerja harian.

• Menyusun dan memantau jadwal kerja harian Kepala Departemen.

• Mengatur dan mengingatkan jadwal pertemuan Kepala Departemen.

• Mengatur jadwal dan konten perjalanan dinas dalam maupun luar negeri untuk Kepala Departemen, termasuk persiapan visa, paspor, tiket pesawat, hotel, transportasi, dan kebutuhan lainnya.

• Mengumpulkan laporan dari berbagai divisi/departemen sesuai arahan Kepala Departemen.

• Memahami prosedur kerja berbagai departemen di CT VERSE untuk menyelesaikan tugas-tugas yang muncul dengan cepat.

• Mengelola daftar kontak perusahaan, instansi, atau individu yang sering dihubungi untuk memastikan informasi tersedia tepat waktu dan akurat.

• Menangani panggilan telepon masuk maupun keluar untuk Kepala Departemen dengan cepat dan akurat.

• Meneruskan arahan Kepala Departemen kepada departemen lain dan memantau pelaksanaannya serta melaporkan umpan balik kepada Kepala Departemen.

• Mengumpulkan, menganalisis, dan memantau laporan dari berbagai divisi/departemen.

• Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan oleh Kepala Departemen.

• Menjalin hubungan diplomasi dengan instansi pemerintah sesuai penugasan.

• Mempersiapkan dokumen dan bertindak sebagai sekretaris dalam rapat yang dihadiri Kepala Departemen atau ditugaskan.

• Mendampingi Kepala Departemen dalam perjalanan dinas ke berbagai wilayah atau negara sesuai arahan.

• Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengiriman surat, dokumen, serta transmisi informasi kepada departemen lain sesuai peraturan dan kebutuhan grup.

• Melaksanakan tugas-tugas mendadak yang diminta oleh Kepala Departemen dalam kondisi apapun.

• Mendeteksi dan memberikan peringatan dini terhadap potensi masalah atau risiko yang mungkin timbul.