Deskripsi Pekerjaan

Mencari Executive Assistant untuk mendukung anggota Dewan Direksi dalam mengelola jadwal, komunikasi, dan operasional sehari-hari dengan profesionalisme dan kerahasiaan.

Kualifikasi

🎯 Kualifikasi:

Pendidikan minimal Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Komunikasi, Manajemen, atau bidang terkait.
Pengalaman minimal 5–7 tahun sebagai Executive Assistant yang mendukung Dewan Direksi atau Eksekutif Tingkat C (C-Level).
Kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik dalam bahasa Inggris dan Indonesia.

Tanggung Jawab

🧾 Tanggung Jawab:

Mengelola dan memelihara jadwal anggota Dewan, memastikan semua pertemuan, acara, dan perjalanan terjadwal dan diprioritaskan dengan efisien.
Mempersiapkan materi pertemuan, presentasi, dan laporan dengan akurasi, kelengkapan, dan kerahasiaan.
Mengorganisir dan mengkoordinasikan pertemuan Dewan dan manajemen, termasuk persiapan agenda, dokumentasi, dan pencatatan notulen.
Mengikuti tindak lanjut item dan keputusan penting dari pertemuan Dewan dan kepemimpinan untuk memastikan pelaksanaan tepat waktu.
Menangani korespondensi rahasia, kontrak, dan komunikasi internal dengan profesionalisme dan kebijaksanaan.
Bertindak sebagai penghubung antara Dewan, manajemen senior, dan mitra eksternal, memastikan komunikasi yang efektif dan profesional.
Mengkoordinasikan pengaturan perjalanan kompleks, termasuk itinerary, logistik, dan manajemen pengeluaran.
Mendukung proses tata kelola perusahaan, seperti pemeliharaan dokumen Dewan, persetujuan, dan materi terkait kepatuhan.
Melakukan riset ringan dan pengumpulan data untuk menyiapkan ringkasan eksekutif atau informasi latar belakang sesuai kebutuhan.
Membantu proyek dan acara khusus atas nama Dewan, memastikan koordinasi yang lancar dan eksekusi berkualitas tinggi.
Melaksanakan penyelesaian pembelian pengeluaran terkait penggunaan anggota Dewan dalam operasional sehari-hari.
Mengelola operasional harian layanan untuk semua anggota Dewan, termasuk mobilisasi, persiapan makan, dan pengaturan lain terkait aktivitas anggota Dewan.
Bekerja sama dengan Departemen Umum & Sumber Daya Manusia untuk memastikan kondisi tempat tinggal, formalitas, dan keluarga anggota Dewan.
Membantu anggota Dewan dalam melakukan kunjungan dan aktivitas lain terkait klien & tamu perusahaan, seperti networking, seminar, dan pertemuan bisnis.